‘Hoe realtime inzicht een bedrijf futureproof maakt’

Door David Soos

Een map vol papieren bonnen die je elke maand handmatig moet invoeren: het klinkt  als iets wat we al jaren achter ons hebben gelaten, maar voor veel bedrijven is het altijd nog aan de orde van de dag. Zulke taken zijn niet alleen tijdrovend, ze vergroten ook de kans op fouten aanzienlijk en maken realtime inzicht in de financiën erg lastig. Je beschikt immers niet over actuele informatie op één centrale plek. Maar waarom is realtime inzicht essentieel voor bedrijven? En hoe kunnen finance professionals dit het beste bewerkstelligen en de finance afdeling futureproof maken?

De noodzaak van realtime inzicht

Onderzoek wijst uit dat bij 58 procent van de bedrijven veranderingen in de zakelijke wereld, zoals inflatie of technologische vooruitgang, leiden tot een toenemende vraag naar realtime inzicht in uitgaven. Met zulke informatie hebben finance professionals direct toegang tot de belangrijkste data en kunnen ze weloverwogen beslissingen nemen. Daardoor kunnen ze gemakkelijker mogelijkheden identificeren om bijvoorbeeld kosten te besparen. Maar realtime inzicht biedt ook belangrijke handvaten in tijden van crisis. Door snelle besluitvorming op basis van actuele gegevens kan direct worden ingegrepen, waardoor de impact wordt geminimaliseerd. Zo biedt een directe koppeling met het boekhoudsysteem ervoor dat alle uitgaven verschijnen in bestaande managementrapportage. Realtime inzicht fungeert dan als het ware als een kompas, waardoor finance professionals weten wanneer ze aan de touwtjes moeten trekken of ze juist moeten laten vieren.

Data als startpunt

Nu het belang duidelijk is, rijst natuurlijk de vraag hóe je als finance team beter realtime inzicht kunt krijgen. Dat begint met het doorbreken van de traditionele silo’s binnen een organisatie. Tegenwoordig opereren verschillende afdelingen vaak nog los van elkaar, waarbij verzamelde gegevens niet met elkaar worden verbonden, verspreid zijn over verschillende systemen, en soms zelfs op papier worden bijgehouden. Een belangrijke eerste stap is daarom het implementeren van een uniforme data-aanpak en het koppelen van diverse bronnen. Integratie tussen verschillende software, zoals boekhoudsystemen en budgetteringstools, is daarvoor essentieel. Dan kunnen finance professionals bijvoorbeeld in één oogopslag de aankopen van marketing, de projecten van sales en de facturatie overzien. Zo wordt de silowerking doorbroken, waardoor de finance afdeling op één centrale plek de controle heeft.

Ook is adequate data-analyse nodig. Daar kunnen technologieën zoals machine learning en AI een belangrijke rol bij spelen. Zulke tech is namelijk in staat om enorme datasets efficiënt door te spitten, zodat je onder andere patronen en trends kunt identificeren.

Realtime inzicht is een must

In het snel evoluerende financiële landschap van vandaag is het cruciaal om beslissingen te nemen op basis van actuele informatie. Wat ooit als luxe werd beschouwd, is nu absoluut noodzakelijk. Door deze onzekere economische tijden wordt er meer dan ooit van jou als finance professional verwacht dat je de financiële gezondheid van je organisatie nauwlettend in de gaten houdt. Aan de hand van realtime inzicht kunnen bedrijven weloverwogen beslissingen nemen – niet alleen voor nu, maar ook met oog op de toekomst.

David Soos is General Manager van Moss Nederland